Mamlaka ya Serikali Mtandao

Lilianza kama wazo, kisha wataalamu wakaketi na kutengeneza mfumo wa Baruapepe za Serikali (Government Mailing System - GMS), ambapo sasa umetimia muongo mmoja wa mafanikio ya matumizi ya mfumo huu.

Kwanini tusijenge mfumo wa baruapepe za Serikali, ili kila mtumishi wa umma aweze kufanya mawasiliano ya kiofisi kupitia mfumo huu? Hili ndilo swali lililoifanya Mamlaka ya Serikali Mtandao (e-GA), kusanifu na kujenga mfumo wa GMS mwaka 2014.

Dhamira kubwa ya ujenzi wa mfumo huu ni kurahisisha mawasiliano kati ya taasisi za umma, sambamba na kuimarisha usalama wa taarifa za serikali katika dunia hii ya Sayansi na Teknolojia ambapo, TEHAMA ni nyenzo muhimu na wezeshi katika utendaji kazi wa shughuli mbalimbali za taasisi.

Pamoja na kuimarika kwa matumizi ya TEHAMA, suala la usalama wa taarifa ni jambo muhimu sana kwakuwa, TEHAMA ikitumika vibaya inaweza kuhatarisha usalama wa taarifa za Serikali.

Itakumbukwa kuwa, kabla ya maendeleo ya sayansi na teknolojia mawasiliano mengi ndani ya taasisi za umma yalifanyika kwa njia ya barua, njia hii ya mawasiliano ilichukua muda mrefu na hivyo kupunguza ufanisi wa utendaji kazi na utoaji wa huduma kwa umma.

Ili kuongeza ufanisi wa utendaji kazi na kurahisisha utoaji wa huduma kwa wananchi, e-GA ilisanifu na kutengeneza mfumo wa Buruapepe Serikalini (GMS) kwa lengo la kukabiliana na changamoto ya mawasiliano katika taasisi za umma.

Mkurugenzi Mkuu wa Mamlaka ya Serikali Mtandao (e-GA) Mha. Benedict Ndomba anabainisha kuwa, mfumo wa GMS umetengenezwa ili kurahisisha mawasiliano ndani ya taasisi za umma na wadau wake mbalimbali ikiwemo kuwawezesha viongozi na watendaji kuweza kufanya maamuzi kwa wakati.

Anafafanua kuwa, kabla ya kuwepo kwa mfumo huu, taasisi za Serikali zilitumia mifumo yake binafsi iliyotengenezwa na wakandarasi au baruapepe za muda mfupi ‘disposable email’ kama Yahoo na Gmail kubadilishana taarifa na nyaraka mbalimbali za Serikali.

“Mifumo hiyo ya baruapepe ilikabiliwa na changamoto mbalimbali za kiusalama kwani utunzwaji wa taarifa hizo haukuwa wazi kwa Serikali kwakuwa hakukuwa na makubaliano yoyote juu ya utunzaji wa taarifa kati ya Serikali na Wakandarasi waliotengeneza mifumo hiyo”, anafafanua Ndomba.

Sambamba na hilo, Ndomba anabainisha kuwa, gharama za ununuzi na uendeshaji wa mifumo hiyo ya baruapepe zilikuwa kubwa na ufanisi wake ulikuwa mdogo, changamoto ambazo zimetatuliwa kupitia mfumo wa GMS ambao umeimarisha usalama wa taarifa za Serikali na uhakika wa upatikanaji wa huduma ya baruapepe kwa taasisi zote za umma.

Ndomba ametaja lengo kuu la kutengeneza mfumo wa GMS ni kurahisisha mawasiliano kwa njia ya baruapepe katika taasisi zote za Serikali na wadau wake, pia kuhakikisha usalama wa taarifa na nyaraka zote zinazosafirishwa kupitia mfumo huu.

Katika kipindi cha miaka 10 tangu kuanza kutumika kwake, mfumo wa GMS umesaidia kuimarisha mawasiliano ya uhakika na salama kwa njia ya baruapepe ndani ya taasisi za umma, na kuziwezesha zile taasisi ambazo hazingeweza kuwa email zake za ofisi zikitumia kikoa cha ofisi husika .

“Miongoni mwa majukumu ya Mamlaka ni kutengeneza miundombinu na mifumo shirikishi katika taasisi za umma ili kupunguza urudufu wa mifumo, na sisi tumefanikiwa kwa kutengeneza mfumo huu wa GMS ambao unatumiwa na taasisi zote za Serikali, hivyo kupunguza gharama za uendeshaji kwa Serikali kwa kila taasisi kununua na kuendesha mfumo wake wa baruapepe”, anasema Ndomba.

Hadi sasa jumla ya taasisi na vituo vya kutolea huduma zaidi ya 700 zinatumia mfumo wa GMS zikiwemo Wizara na Idara zinazojitegemea, Mashirika ya Umma, Taasisi za Umma, Majiji, Manispaa, Mamlaka na Wakala za Serikali pamoja na Halmashauri.

Katika kuhakikisha usalama wa mfumo wa GMS, Ndomba anabainisha kuwa mfumo huu umehifadhiwa nchini Tanzania katika mazingira salama, vilevile e-GA imeunda timu maalum inayofanya kazi saa 24 kwa siku ili kudhibiti matukio hatarishi ya usalama wa mfumo huu Pamoja na mifumo mingine ya Serikali.

Anabainisha kuwa, mfumo wa GMS umetengenezwa na vijana wa Kitanzania waliojengewa uwezo na Serikali na umezingatia teknolojia ya kisasa kabisa, na umeisaidia Serikali ya Tanzania kuokoa takribani asilimia 85 ya gharama za uendeshaji ukilinganisha na bei ya soko ya wakandarasi wengine wa nje.

“Mfumo wa GMS hufanyiwa maboresho mara kwa mara kadri mabadiliko ya teknolojia yanavyojitokeza ili kudhibiti usalama wa mfumo pamoja na kukidhi mahitaji ya watumiaji kwakuwa, kadri mabadiliko ya teknolojia yanavyojitokeza pia mahitaji ya watumiaji katika mfumo huongezeka na wakati mwingine inatupasa kuongeza features mpya ili kukidhi mahitaji ya watumiaji”, anasisitiza Ndomba.

Aidha, Mkurugenzi Mkuu wa Bodi ya Wahasibu Tanzania (NBAA) CPA. Pius Maneno anasema kuwa, mfumo wa GMS umerahisisha utumaji na upokeaji wa barua ndani ya taasisi za umma kwani, awali utumaji wa barua ulikuwa unatumia muda mrefu hadi kufika ofisi iliyokusudiwa na muda mwingine barua hiyo hufika kwa kuchelewa na kuathiri utekelezaji wake.

“Sasahivi kupitia GMS kila taasisi imetengenezewa akaunti maalumu kwa ajili ya kutuma barua, hapa NBAA tunatumia barua@nbaa.go.tz na baada tu ya kubonyeza kitufe cha kutuma, barua hiyo inakuwa imefika sehemu husika bila kuchelewa”, anasema CPA. Maneno.

Naye Bw. Salumu Ally Kulindwa, Afisa TEHAMA mwandamizi kutoka Tume ya Taifa ya Sayansi na Teknolojia (COSTECH), ameipongeza e-GA kwa kutimiza miaka 10 ya matumizi ya mfumo wa Baruapepe Serikalini (GMS), na kuishauri e-GA kuimarisha ushirikiano zaidi kati yake na taasisi nyingine za umma ikiwemo COSTECH.

“Katika miaka 10 ya matumizi ya mfumo wa GMS, sisi COSTECH tunajivunia sana mfumo huu kwani e-GA imekuwa ikitoa ushirikiano wa haraka pale tunapopata changamoto yoyote katika matumizi ya mfumo huu au hata mfumo mwingine, e-GA hutatua changamoto hizo na kutoa mrejesho kwa wakati”, anasema Bw. Salum.

Ameongeza kuwa, COSTECH imekuwa ikipata ushauri kutoka e-GA wa masuala mbalimbali ya TEHAMA na hivyo, ushirikiano huo umekuwa chachu katika kuimarisha matumizi ya TEHAMA na ujenzi wa Serikali Mtandao.

Magreth Kageya ni Afisa Uhusiano na Mawasiliano Mwandamizi wa Bodi ya Wahasibu Tanzania (NBAA) anasema kuwa, mfumo wa GMS umerahisisha utumaji na upokeaji wa taarifa za Serikali kwa taasisi za Umma, kwakuwa taarifa hizo zinapita mahali salama na pia hata mpokeaji wa taarifa anakuwa na uhakika anapokea taarifa kutoka sehemu husika kwa kuwa, baruapepe zote zinakuja na jina la mtumaji, taasisi pamoja na kikoa cha go.tz.

“Kwasasa usiri na usalama wa taarifa za Serikali umeongezeka, mtumishi anapotuma taarifa mbalimbali zinazohusu Serikali anapata uhakika kuwa taarifa au nyaraka zinapotumwa zinakuwa ni salama na hazitoki nje ya Tanzania na hivyo kudumisha usiri wa taarifa hizo na kulinda maslahi ya taifa letu” anafafanua Bi. Kageya.

Dkt. Adolar Beatus Duwe, Afisa Utumishi Mkuu kutoka Idara ya Utawala na Rasilimali Watu Bohari ya Dawa (MSD) anasema, awali gharama za uendeshaji wa mfumo wa baruapepe katika taasisi za umma zilikuwa kubwa na ikitokea changamoto yoyote ya mfumo ilibidi kumlipa mkandarasi wa nje aliyejenga mfumo huo ili aweze kutatua changamoto husika.

“Uwepo wa mfumo wa GMS umezisaidia taasisi zote zinatumia mfumo huo shirikishi pindi inapotokea changamoto, e-GA huwa inatoa taarifa kwa taasisi zote za umma na changamoto hizo zinatatuliwa bila gharama yoyote na kwa wakati tofauti na awali tulipokuwa tukitumia baruapepe zilizotengenezwa na wakandarasi”, anasema Duwe.

Naye Mkurugenzi wa Usimamizi wa Huduma za TEHAMA wa e-GA Bw. Ricco Boma anasema kuwa, katika kuhakikisha mfumo wa GMS umehuishwa kutoka GMS 1.0.0 hadi GMS 4.0.0, ili kuuongezea usalama na ufanisi zaidi na umeunganishwa na mifumo mingine ya TEHAMA ukiwemo mfumo wa Ofisi Mtandao (e-Office), Mfumo wa Uendeshaji wa Shughuli za Taasisi (ERMS) na Mfumo wa Ununuzi (NeST).

Aidha, kwaupande wa kuwajengea uwezo maafisa wanaotumia mfumo wa GMS, Mkurugenzi huyo amesema kuwa Mamlaka inatoa mafunzo mbalimbali ya usimamizi wa mfumo huo ikiwa ni njia mojawapo ya kuwajengea uwezo maofisa wa vitengo vya TEHAMA Serikalini ili waweze kuumudu na kuuendesha mfumo huo kwa ufanisi na ufasaha zaidi.

Meneja wa Huduma za Sheria wa e-GA Kamishna Mwandamizi Msaidizi wa Jeshi la Polisi (SACP) Rafael Rutahiwa, ametoa rai kwa watumishi wote wa taasisi za umma, kutumia mfumo wa GMS, kila wanapofanya mawasiliano ya Serikali kwani kwa kutokufanya hivyo ni uvunjifu wa Sheria ya Serikali Mtandao ya Namba 10 ya Mwaka 2019.

Aidha, Meneja huyo amewataka watumishi wote wanaotumia mfumo wa GMS kuwasilisha changamoto wanazokutana nazo kwa Maafisa TEHAMA wa taasisi zao ili ziwasilishwe katika Dawati la Msaada wa kiufundi kupita mfumo Mfumo wa Huduma kwa Wateja,. ambao unapatikana kupitia https://helpdesk.ega.go.tz saa 24 siku 7 za wiki kwa mwaka (24/7/365) au kwa kupiga simu namba 0764292299 au 0763292299 ambapo watumishi wa dawati hilo watazipokea changamoto hizo na kuzifanyia kazi kisha kutoa mrejesho kwa muhusika.