Mamlaka ya Serikali Mtandao

Meneja wa Rasilimali Watu na Utawala wa Mamlaka ya Serikali Mtandao Bw. Erick Kalembo, amewapongeza wataalamu waliotengeneza Mfumo Shirikishi wa Kusimamia Shughuli na Rasilimali za Taasisi (ERMS) kwani umerahisisha utendaji kazi wa idara na vitengo mbalimbali vya Taasisi za Umma katika shughuli za kiutendaji za kila siku.

Bw. Kalembo ametoa pongezi hizo, wakati wa mahojiano maalum na mwandishi wetu kuhusu mafanikio ya Mfumo huo kwenye sekta ya Rasilimami Watu na Utawala yaliyofanyika ofisini kwake jijini Dar es Salaam.

“Awali utendaji kazi hususani sehemu ya Rasilimali Watu na Utawala ulikuwa mgumu sana na wenye changamoto nyingi hasa kwenye maeneo ya usimamizi wa vyombo vya usafiri, maombi ya likizo, uandaaji wa bajeti za kila mwezi za Taasisi, ruhusa ya kutoka nje ya kituo cha kazi pamoja na uwekaji wa kumbukumbu mbalimbali za mali za Taasisi na watumishi”, alisema Bw. Kalembo na kuongeza kuwa,

“Mfumo wa ERMS unatumika kusimamia shughuli za ndani za Taasisi kwa kutumia moduli zinazowasiliana na kuunganisha shughuli za Idara na Vitengo na umetengezwa mahususi kwa ajili ya kuongeza ufanisi sambamba na kupunguza gharama za uendeshaji na hivyo, kutoa huduma bora kwa watumishi”.

Aidha, kupitia Mfumo wa ERMS Moduli ya Usimamizi wa Vyombo vya Usafiri ‘fleet management’ unamruhusu dereva ambaye gari lake limepata hitilafu kuomba na kupatiwa matengenezo ya gari husika ambapo ombi hilo huanzishwa na kutumwa na dereva kwa Meneja wa Rasilimali Watu na Utawala moja kwa moja na ikiwa litakubaliwa, ombi hilo huwasilishwa kwenye kitengo cha Ununuzi na kisha kuwasiliana na mtoa huduma ambaye ni TEMESA kwa ajili ya kupatiwa matengenezo, alisema Bw. Kalembo.

“Awali, ombi la matengenezo ya magari lilikuwa linachukua siku mbili mpaka tatu ili kuweza kupata ruhusa ya kufanyiwa matengenezo lakini baada ya uwepo wa Mfumo huu ombi hilo kwa sasa hukamilika ndani ya masaa kadha toka kuanzishwa”, alisisitiza Bw. Kalembo.

Vilevile, katika moduli ya usimamizi wa vyombo vya usafiri Mfumo wa ERMS unaruhusu kutunza kumbukumbu za magari, pikipiki pamoja na bajaji zilizopo kwenye Taasisi husika, kuonyesha jina la dereva na gari, pikipiki au bajaji aliyokabidhiwa na ofisi, kutunza kumbukumbu za gharama za matengenezo ya vyombo hivyo vya moto, pamoja na kuonesha orodha ya kila mtumishi aliyeomba gari kwa matumizi ya Taasisi, alisema Bw. Kalembo.

Pia, Mfumo wa ERMS umerahisisha maombi ya kujaza mafuta kwenye magari ya Mamlaka ambapo awali dereva alikuwa anatakiwa kutuma ombi la kujaza mafuta kwenye gari siku mbili kabla mafuta yake kuisha, lakini kwa sasa dereva anaweza kutuma ombi hilo ndani ya saa chache na kupatiwa kibali kupitia Mfumo huo, alifafanua Bw. Kalembo na kusisitiza kuwa,

“Changamoto kubwa iliyokuwepo kabla ya kuwepo Mfumo wa ERMS ni kushughulikia swala zima la likizo na ruhusa kwa watumishi, awali ilichukua muda mrefu kwa mtumishi kuandika barua ya maombi ya likizo na kupata majibu na wakati mwingine mpaka ile tarehe ya kuanza likizo inafika mtumishi anakuwa hajapata majibu ya barua yake kama amekubaliwa au la, lakini sasa kupitia Mfumo huu maombi ya likizo yanaweza kuanzishwa na kukamilika ndani ya siku moja”.

Pia, Mfumo unamruhusu mtumishi kuomba ruhusa kwa kuonesha mahali anapokwenda, muda atakaotumia, muhusika atakayelipa gharama atakazotumia ikiwa anaomba ruhusa ya kuwa nje ya kituo cha kazi, hivyo ni rahisi kuona orodha ya watumishi wote walio nje ya vituo vyao vya kazi na kufahamu tarehe watakayorudi kwenye vituo vyao vya kazi. Alisema Kalembo.

Faida nyingine ya Mfumo huu ni kuwa, umesaidia uwazi kwa kila mtumishi kujua idadi ya siku alizonazo za likizo, kuona kama mtumishi anastahili kupata malipo ya likizo, kuomba likizo za muda mfupi, mrefu na likizo za uzazi, aliongeza Bw. Kalembo.

Aidha, Bw. Kalembo alibainisha kuwa, uandaaji wa bajeti za mwezi za Idara/Vitengo umerahisishwa zaidi kupitia Mfumo wa ERMS, kwani kabla ya uwepo wa Mfumo huu uandaaji wa bajeti ulikua unachukua siku tatu au zaidi ili uweze kukamilika, lakini sasa inachukua saa chache tu kuandaa bajeti ya mwezi na kuiweka kwenye Mfumo wa ERMS na kupitishwa ikiwa imeambatishwa na maombi ya idara na vitengo vyote ndani ya Taasisi.

Pamoja na mafanikio ya Mfumo wa ERMS kwenye sekta ya Rasilimali Watu na Utawala, Bw. Kalembo ameshauri wataalamu wa Mfumo huo kufanya maboresho zaidi kulingana na mahitaji yatakayojitokeza mara kwa mara kwa watumiaji mbalimbali wa Mfumo huo ili kuuongezea ufanisi zaidi.

Mfumo huo una moduli zaidi ya 20 zinazowasiliana na kuunganisha shughuli za Idara na vitengo ambapo mpaka sasa unatumiwa na Taasisi zaidi ya 35.