Mamlaka ya Serikali Mtandao

Sasa ni Jumuishi

uratibu wa makongamano na Semina ni rahisi zaidi

Mfumo wa Uratibu, Usimamizi na Uendeshaji wa Mafunzo na Semina (Training and Seminar Management System - TSMS), toleo la pili ‘version 2’, umeboreshwa zaidi ili kuongeza ufanisi wa uendeshaji, usimamizi na uratibu wa mafunzo na semina, katika taasisi za umma.

Mfumo huu kwa sasa umeongezewa moduli sita kutoka moduli nane za awali na kufanya jumla ya moduli 14, zinazomuwezesha mtumiaji kutatua changamoto zote za uandaaji wa semina, kikao na mafunzo kidigiti tofauti na toleo la kwanza la mfumo huu.

Akifafanua kuhusu maboresho hayo, Meneja wa Utafiti, Ubunifu na Mafunzo wa Serikali Mtandao (e-GA) Dkt. Jaha Mvulla, amebainishwa kuwa toleo la kwanza la mfumo wa TSMS (TSMS v1 ) lilikuwa mahsusi kwa matumizi ya e-GA pekee ‘standalone’ na haukuwa shirikishi ‘shared system’.

Kutokana na uhitaji wa mfumo huu katika taasisi nyingine, e-GA ilianza kutoa msaada wa kiufundi katika taasisi hizo ili ziweze kunufaika kwa kuendesha semina kupitia mfumo huu, na hatimaye kufanya maboresho katika toleo la pili la mfumo, ili kila taasisi iweze kujihudumia.

”Toleo la kwanza la TSMS lilikuwa na moduli 8 tu zilizohusu matangazo ya vikao, semina na mikutano, usajili wa wajumbe wa mikutano na vikao, malipo, mahudhurio pamoja na kupata nyaraka muhimu za vikao, semina na mikutano” amefafanua Jaha.

Ameongeza kuwa, ingawa mfumo ulikuwa thabiti na wenye ufanisi kwa mahitaji ya awali, lakini ulikuwa na uwezo mdogo katika ufuatiliaji wa shughuli maalum kama ratiba, mafunzo, na mikutano ya mtandaoni jambo lililoipelekea e-GA kufanya maboresho zaidi katika mfumo ili kuendana na mahitaji.

Moduli sita zilizoongezeka ni moduli ya kuratibu hafla (Event Management), inayoruhusu usimamizi wa mipango ya matukio, Moduli ya Kuratibu Ratiba za Mafunzo (Training Plan Management) inayowezesha kuratibu mafunzo, usajili wa washiriki, ufuatiliaji wa matukio, na ripoti za baada ya tukio.

Moduli hii inamuwezesha mtumiaji kuhifadhi nyaraka muhimu kama muhutasari wa mikutano, mawasilisho, na nyaraka za mipango ya mafunzo na hivyo kupunguza utegemezi wa makaratasi, kuwezesha upatikanaji wa taarifa kwa haraka, na kuboresha usalama wa nyaraka.

Moduli nyingine ni moduli ya kupiga kura (Polling Module) inayowapa nafasi washiriki wa mafunzo au mkutano, kuweza kupiga kura na kufanya maamuzi yaliyopo mbele yao, kutoa maoni na kukusanya takwimu.

Vilevile, kuna moduli inayowezesha washiriki kufanya mtihani (Aptitude Test), moduli hii inaruhusu uundaji wa vipimo vya maarifa na uwezo wa washiriki wa mafunzo, muwezeshaji ana uwezo wa kutengeneza maswali na kupata majibu kutoka kwa washiriki wake ili kupima uelewa wao.

‘’Moduli nyingine liyoongezwa ni ile ya Mafunzo/Semina kwa njia ya Mtandao (Virtual Sessions), moduli hii imejumuisha mikutano ya mtandaoni, ikiruhusu mawasiliano ya moja kwa moja kwa njia ya video, sauti na mawasilishisho, hivyo hata mtu ambayo hayupo ukumbini mfumo utamuwezesha kutoa mada,” amefafanua Dkt. Jaha.

Amebainisha kuwa, wadau mbalimbali wameshirikishwa katika upatikanji wa toleo hili la pili la mfumo wa TSMS kuanzia ngazi ya ukusanyaji wa mahitaji, usanifu, ujenzi na majaribo pamoja na kuzingatia Sheria, Kanuni, Viwango na Miongozo ya Serikali Mtandao.

Dkt. Jaha ametoa wito kwa taasisi za umma kutumia mfumo wa TSMS toleo la pili, ili kuokoa muda na gharama zinazotumika kusimamia mikutano na mafunzo sambamba na kuongeza ufanisi wa mafunzo hayo.

Mfumo wa TSMS V2 unapatikana kupitia www.tsms.gov.go.tz na umeunganishwa na mfumo wa malipo wa Serikali wa GePG ili kuwezesha mchakato wa malipo, kupata ripoti ya malipo kwa mafunzo, makongamano, mikutano na warsha zinazolipiwa.

Pia, mfumo unawezesha kufanya malipo kwa njia ya VISA na Mastercard kwa watumiaji walioko nje ya nchi na umeunganishwa na Mfumo wa kuwezesha mifumo kubadilishana taarifa Serikalini wa GovESB, hivyo kuufanya mfumo huu kuweza kubadilisha taarifa na mfumo wowote wa Serikali inapohitajika.