Ofisi ya Rais, Utumishi na Utawala Bora

Wakala ya Serikali Mtandao.

Mfumo wa Barua Pepe Serikalini Warahisisha Mawasiliano

Mfumo wa Barua Pepe Serikalini Warahisisha Mawasiliano

2016-05-09

Na  Mambwana Jumbe 

Siku hizi husikii tena mtu akisema: ‘nitumie barua’ au ‘nakwenda Posta kutazama barua. Badala yake utasikia: ‘nitumie i-meili’ (barua pepe) ‘au sms’ (ujumbe mfupi), au utasikia: ‘nacheki meili’ kwa maana ya kutazama kwenye kompyuta au kwenye simu kama ametumiwa ujumbe wowote.

Huu ndio msemo unaoanza kuzoeleka kama msamiati mpya wa jamii yetu. Manufaa ya barua pepe ni ule wepesi na urahisi wa kupata taarifa kwa kutumia vitumi vya kielektroni, kama  kompyuta na simu. Bila shaka ujio wa teknolojia ya habari umepunguza kwa kiasi kikubwa matumizi ya barua kwa njia ya posta. 

Serikali kupitia Wakala wa Serikali Mtandao (eGA), iliyoanzishwa mwaka 2012 kwa lengo la kusimamia na kuratibu  utekelezaji wa jitihada za Serikali mtandao katika taasisi za umma , imetengeneza Mfumo wa Barua pepe Serikalini (GMS)  ambao kwa sasa unatumiwa na  Taasisi za umma 109 takribani watumishi 11,500  wa Wizara, Taasisi zinazojitegemea, Wakala na Serikali za Mitaa wakibadilishana taarifa na nyaraka mbalimbali za Serikali kwa usalama na uhakika.

Kuna unafuu na manufaa makubwa yanayopatikana kwa kutumia mfumo huu wa barua pepe kama wanavyothibitisha watumishi hawa wa umma: “Mfumo wa Barua Pepe Serikalini umerahisisha sana utumaji wa taarifa za Serikali kwa taasisi za umma na sasa watumishi hatuna hofu tena kuwa taarifa za Serikali zinakwenda mahali pasipokusudiwa bali tuna uhakika kuwa taarifa zinazotumwa zipo sehemu salama”, alisema Bw. John Mganga ambaye ni mtumishi wa umma wilayani Nsimbo.

Naye Makame Kauli, mtumishi Wizara ya Habari, Utamaduni, Sanaa na Michezo anaeleza kuwa, Mfumo wa Barua Pepe Serikalini ni wa kuaminika kwa kuwa hivi sasa mtumishi ana uhakika  kuwa taarifa au nyaraka mbalimbali za Serikali zinapotumwa zinakuwa  ni salama na hazitoki nje ya Tanzania na hivyo kudumisha usiri wa taarifa hizo na kulinda maslahi ya taifa letu.

Mkurugenzi wa Usimamizi wa Huduma za TEHAMA wa Wakala ya Serikali Mtandao Bw. Benedict Ndomba anasema Serikali imeamua kutengeneza mfumo huo ili kuziwezesha taasisi za umma kuweza kuwasiliana na kubadilishana taarifa kati ya taasisi na taasisi kwa usalama, uhakika na gharama nafuu.

Anasema kuwa, Wakala ilianza kutumia Mfumo wa Serikali wa Barua Pepe baada ya majaribio yenye ufanisi kwenye baadhi ya taasisi za umma. Mfumo huo ni matokeo ya utafiti wa kina wa miundombinu ya mifumo ya barua pepe kwenye taasisi za umma uliobainisha kuwapo na matatizo ya jumla ya mawasiliano katika mifumo hiyo iliyotawanyika, isiyo salama na upatikanaji usio na uhakika.  

Bw. Ndomba anasema mfumo huu unarahisisha mawasiliano kwa njia ya barua pepe kwa taasisi za Serikali na kuongeza usalama wa taarifa zinazosafirishwa kupitia mfumo huo. Anasema kuwa, Mfumo huo umetengenezwa na vijana wa Kitanzania waliojengewa uwezo na Serikali na umezingatia teknolojia ya kisasa kabisa ambayo inamwezesha mtumiaji kuchagua kasi ya intaneti anayotumia. Mtumiaji anaweza kuchagua “mobile (minimal) mode” kama mtandao wake upo chini kwa maana ya taarifa kuchukua muda mrefu kupatikana. Mfumo huu unaonekana vizuri kwa kutumia kivinjari cha “Firefox” 3.5 na zaidi, “Internet Explorer” 9 na zaidi  au “Chrome” 18. 

Anaongeza kuwa, katika kuhakikisha mfumo huo unabadilishana taarifa na mifumo mingine ya Serikali, umeungananishwa na mfumo wa mishahara ambapo ikitokea mtumishi ameacha kazi au amefariki, mfumo huo nao utaacha kufanya kazi kwa mtumishi husika.

Katika kufanikisha hilo. Wakala ya Serikali Mtandao inatoa mafunzo mbalimbali ya Usimamizi wa Mfumo huo ikiwa ni njia mojawapo ya kuwajengea uwezo maofisa TEHAMA Serikalini katika kuumudu na kuuendesha mfumo huo kwa ufanisi. Hadi sasa  maafisa TEHAMA 260 kutoka Taasisi za umma  wamepatiwa mafunzo .

Mtendaji Mkuu wa Wakala ya Serikali Mtandao, Dkt.  Jabiri Bakari anasema kuwa mfumo huo unafanya kazi kwa ufanisi na unazidi kuboreshwa siku hadi siku ili kukidhi mahitaji ya watumiaji na kuendana na teknolojia inayobadilika siku hadi siku. Vilevile anasema, Taasisi za umma zinapaswa kutumia mifumo ya barua pepe ya Serikali ambayo ni salama zaidi kuliko mifumo iliyokuwa inatumika hapo awali kama vile “yahoo” na “gmail” ili kuweza kuimarisha mawasiliano  serikalini kwa njia ya mtandao.

Dkt Bakari anasema kuwa Mfumo wa Barua Pepe Selikalini ni mfumo wenye usalama na uhakika na Wakala imejizatiti kudhibiti wadukuzi wa mtandao kwa kuwa mfumo huo umehifadhiwa nchini  na kuna wataalam wanaofuatilia kwa karibu suala la udukuzi wa barua pepe na taarifa wakati wote.

Gharama za uendeshaji wa mfumo huo pia ni nafuu kwa kuwa sasa taasisi za umma zitatumia rasilimali shirikishi katika kuendesha mfumo huo ikilinganishwa na hapo awali ambao kila taasisi ya umma ilijaribu kutengeneza mfumo wake wa kipekee uliotumia gharama nyingi za uendeshaji na haikufanya kazi kwa ufanisi wala kukidhi mahitaji halisi ya mtumiaji. 

Waziri wa Nchi Ofisi ya Rais, Utumishi na Utawala Bora Mhe. Angella Kairuki alipotembelea Wakala mwishoni mwa mwezi Desemba mwaka 2015,  alisema watumishi wote wa umma wanapaswa kutumia mifumo ya barua pepe za Serikali katika masuala yote ya Serikali kwa kuwa Mifumo hiyo ni salama na yakuaminika.  

Waziri Kairuki anasema kuwa, Serikali haiwezi kuendelea kuruhusu utumaji wa taarifa za Serikali kwa kutumia Barua Pepe nje ya mifumo ya serikali kwa kuwa itakuwa inahatarisha taarifa zake kuvuja sehemu zisizohitajika. Hata hivyo, aliongeza kuwa Serikali haijakataza matumizi ya barua pepe za kawaida kwenye mawasiliano binafsi ya watumishi  wa umma. 

Naye Meneja Kitengo cha Habari, Elimu na Mawasiliano wa Wakala Bi. Suzan Mshakangoto  anasema watumishi wa umma wanatakiwa kutumia mifumo ya barua pepe ya serikali hasa GMS na wanapokutana na changamoto yoyote wanatakiwa kuiwakilisha katika kuwa Mfumo wa Huduma kwa Wateja unaopatikana saa 24 siku 7 za wiki kwa mwaka (24/7/365). Kwakufanya hivyo mfumo huo utaendelea kuboreshwa kila siku na  kukidhi mahitaji ya watumiaji ipasavyo

Mfumo wa huduma kwa wateja umetengenezwa kwa lengo la kutoa msaada wa kiufundi kwa watumishi wa umma  kutoka kwenye taasisi za umma wanaotumia huduma mbalimbali za TEHAMA serikalini. Mfumo huu unamwezesha mteja kuwasilisha maombi au matatizo mbalimbali ya kiufundi kupitia http://helpdesk.ega.go.tz, barua pepe egov.helpdesk@ega.go.tz na simu namba +255 764 292 299 . Anasema Bi Suzan 

Hivyo basi, Watumishi wa umma wanashauriwa kutumia mfumo huu wa Barua Pepe Serikalini kwa kuwa ni salama, wa uhakika na unapatikana kwa gharama nafuu. Pia wanashauriwa kuwasiliana na Wakala ya Serikali Mtandao kwa matatizo ya kiufundi ili yaweze kushughulikiwa kwa wakati na kupata ushauri wa kitaalamu kuhusu masuala ya TEHAMA na huduma mbalimbali zinazotolewa na Wakala ili wananchi wapate huduma stahiki kwa wakati mwafaka.

Hata hivyo, si rahisi kuacha kutumia barua pepe za yahoo, gmail na nyinginezo ambazo watumishi wengi wa Serikali wamezizoea kwa mara moja, bali watumishi hawa wanahitaji kujiamini na kudhamiria kulinda taarifa za Serikali na taifa letu kwa ujumla.  Kwani Mifumo mingi ya barua pepe wanazotumia inahifadhiwa nje ya nchi. Hivyo, tunavyoendelea kutumia barua pepe hizo kwa kazi nyeti za Serikali, taarifa hizo huendelea kubaki nje ya nchi na mwisho ni kuhatararisha Usalama wa taifa letu. 

 

 (Mambwana Jumbe ni Ofisa  Habari Elimu na Mawasiliano wa Wakala ya Serikali Mtandao)